komunikasi dalam organisasi. pertemuan 11

A. PENGERTIAN KOMUNIKASI
Sejumlah upaya mencoba mensistimasisasikan fungsi utama komunikasi massa, yang pada mulanya dimulai oleh Lasswell (1948) yang memberikan ringkasan/kesimpulan mengenai fungsi dasar komunikasi sebagai berikut: pengawasan lingkungan; pertalian (korelasi) bagian-bagian masyarakat dalam memberikan respon terhadap lingkungannya; transmisi warisan budaya. Fungsi pengawasan sosial merujuk pada upaya penyebaran informasi dan interpretasi yang obyektif mengenai berbagai peristiwa yang terjadi di dalam dan di luar lingkungan sosial dengan tujuan kontrol sosial agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. Fungsi korelasi sosial merujuk pada upaya pemberian interpretasi dan informasi yang menghubungkan satu kelompok sosial dengan kelompok sosial lainnya atau antara satu pandangan dengan pandangan lainnya dengan tujuan mencapai konsensus. Fungsi sosialisasi merujuk pada upaya pewarisan nilai-nilai dari satu generasi ke generasi lainnya, atau dari satu kelompok ke kelompok lainnya.

Fungsi Komunikasi Massa untuk Masyarakat.
McQuail menyatakan bahwa fungsi komunikasi massa untuk masyarakat meliputi:
1. Informasi:
a. Menyediakan informasi tentang peristiwa dan kondisi dalam masyarakat dan dunia.
b. Menunjukkan hubungan kekuasaan.
c. Memudahkan inovasi, adaptasi, dan kemajuan
2. Korelasi:
a. Menjelaskan, menafsirkan, mengomentari makna peristiwa dan informasi.
b. Menunjang otoritas dan norma-norma yang mapan.
c. Melakukan sosialisasi.
d. Mengkoordinasi beberapa kegiatan. Membentuk kesepakatan.
e. Menentukan urutan prioritas dan memberikan status relatif.
3. Kesinambungan:
a. Mengepresikan budaya dominan dan mengakui keberadaan kebudayaan khusus (subculture) serta perkembangan budaya baru.
b. Meningkatkan dan melestarikan nilai-nilai.
4. Hiburan:
a. Menyediakan hiburan, pengalihan perhatian, dan sarana relaksasi.
b. Meredakan ketegangan sosial.
5. Mobilisasi: Mengkampanyekan tujuan masyarakat dalam bidang politik, perang, pembangunan ekonomi, pekerjaan, dan kadang kala juga dalam bidang agama.
Fungsi Komunikasi Massa untuk Individu
Sedangkan fungsi komunikasi massa untuk individu meliputi:
1. Informasi:
a. Mencari berita tentang peristiwa dan kondisi yang berkaitan dengan lingkungan terdekat, masyarakat dan dunia.
b. Mencari bimbingan menyangkut berbagai masalah praktis, pendapat, dan hal yang berkaitan dengan penentuan pilihan.
c. Memuaskan rasa ingin tahu dan minat minum.
d. Belajar, pendidikan diri sendiri.
e. Memperoleh rasa damai melalui penambahan pengetahuan.
2. Identitas pribadi:
a. Menemukan penunjang nilai-nilai pribadi.
b. Menemukan model perilaku.
c. Mengidentifikasikan diri dengan nilai-nilai lain (dalam media).
d. Meningkatkan pemahamna tentang diri-sendiri.
3. Integrasi dan interaksi sosial:
a. Memperoleh pengetahuan tentang keadaan orang lain; empati sosial.
b. Mengidentifikasikan diri dengan orang lain dan meningkatkan rasa memiliki.
c. Menemukan bahan percakapan dan interkasi sosial.
d. Memperoleh teman selain dari manusia.
e. Membantu menjalankan peran sosial.
f. Memungkinkan seseorang untuk dapat menghubungi sanak –keluiarga, teman, dan masyarakat.

B. UNSUUR-UNSUR KOMUNIKASI

Komunikasi telah didefinisikan sebagai usaha penyampaian pesan antar manusia, sehingga untuk terjadinya proses komunikasi minimal terdiri dari 3 unsur yaitu:
1. Pengirim pesan (komunikator).
2. Penerima pesan (komunikan).
3. Pesan itu sendiri.
Awal tahun 1960-an, David K. Berlo membuat formula komunikasi yang lebih sederhana yang dikenal dengan ”SMCR”, yaitu: Source (pengirim), Message (pesan), Channel (saluran-media) dan Receiver (penerima).
Komunikator
Pengirim pesan (komunikator) adalah manusia berakal budi yang berinisiatif menyampaikan pesan untuk mewujudkan motif komunikasinya.
Komunikator dapat dilihat dari jumlahnya terdiri dari:
1. Satu orang.
2. Banyak orang dalam pengertian lebih dari satu orang.
3. Massa.
Efek Komunikasi
Efek komunikasi diartikan sebagai pengaruh yang ditimbulkan pesan komunikator dalam diri komunikannya.
Terdapat tiga tataran pengaruh dalam diri komunikan:
1. Kognitif (seseorang menjadi tahu sesuatu).
2. Afektif (sikap seseorang terbentuk).
3. Konatif (tingkah laku, hal yang membuat seseorang bertindak melakukan sesuatu).
C. TAT CARA PENYAMPAIN IDE DENGAN KOMUNIKASI

Bagaimana cara menyalurkan ide melelui komunikasi.
Dalam membina kerjasama dalam kelompok hal inilah yang perlu dioperhatikan dengan baiak karena dengan inivasi yang berakar dari ide-ide secara individual inilah yanag menetukan nasib dari suatu organisasi yang perlu dan sangat diperhatikan adalaha Bagaimana Anda menyampaikan ide/gagsan dari kepala Anda untuk disampaikan kepada orang lain dan dapat dimengerti serta dijalankan dengan baik.
Tedapat 3 unsur dalam penyampaian ide tersebut yaitu: koordinasi, kerjasama, komunikasi. Tiap unsur-insur tesebut memiliki subvariabelainnya yaitu: planning, organizing, controling, serta motivating. Pemenfaatan sumber daya dan waktu dengan semaksilmungkin akan membarikan dampak yamng sangat beik dengan ide yang digagaska serta proses yang dijalankan ajan sesuai yang dinginkan oleh organisasi.

Komunikasi yang dilakukan oleh Si sender(pengirim berita/informasi/ide) dengan Si reciever (penerima) denga pemenfaatan sumber daya seperti :tenaga, ekonomi, pikiran, serta waktu yang harus dilakukan dengan komunikasi yaitu penenpaian gagsan dengan kata-kata.
Setelah ide tersebut dikomunikasikan Si reciever atau pemenrima kan mengkoordinasikan ide tersebut dengan karyawan/ satf lainnya. Menusun rencana, memotivasi, mengorganisasikan tugas agar ide tersebut dapat dijalankan dengan efektif dan semaksimal mungkin, controling akan kinerja yang dilakukan para staf dan karyawan.

Kerjasama antara masing masing kelompok-kelompok kecil yang telah dibagi-nahi tugas untuk saling mendukung dan memebatu berjalannya proses penyanpaian tujuan dari ide yang telah digagaskan sebelumnya. Ke-3 variabel tadi salaing berkaiatan dana titak saling putus proses kerjasama bukanlah proses terakhir malainkan berputar kembali paada proseskonunikasi. Karena penyampaian ide ini akan menyebabkan perubahan pada organisasi. Perubahan merupakan proses yang sufatnya dinamis. Ide tersebut akan menyebabkan perubahan pada struktur organisasi dan berpengaruh pada kinerja organisasi baik dimasa kini dan menetukan kelangsungan organisasi dimasa yang akan datang. Terkadang terdapat ide yang sifatnya membanguan maupaun yanag sifatnya menghancurkan atau membuat suatu kemunduran bagi organisasi. Tergantung kepada keputusan para take holder/pembuat kebijakan terkait kememapuan para take holder dalam menentukan gagasan, jika pengalaman adan kemetangan dsalam menentukan sanagat tinggi akan memberikan keputusan yang baik pula bagi memajuan suatu organisasi.


Organisasi Formal dan Informal


Struktur Organisasi Formal dan Informal
Sebelum membahas kedua bentuk organisasi tersebut mati kita jabarkan satu -persatu maksud dari organisasi, baik dalam bentuk formal dan informal. Selain itu perlu Anda ketahui elemen-elemen yang terdapat dalam organisasi. Seperti: organisasi dan metode, namajemen dan organisasi, manajemen dan tatakerja.Berikut penjelasan tentang prinsip-prinsip dalam manajamen:

1.Pembagian Kerja

Pembagian kerja dilakukan dalam suatu organisasi amatlah penting dengan menetukan pembagian kerja dengan tepat maka akan tercipta suasana kerja yanag positif. Pembagian kerja teramat penting untuk kemajuan suatu organiusasi untuk masa sekarang mauopun masa depan, Kita sering mendengar istikah Right man Right Place, maksudnya adalah membagi tugas sesuia dengan kemampuan seseorang, janagn membagi tugas kepeda sesorang yang tidak mengerti, spesialisasi kerja teramat penting , dengan adanya spesilisasi kerja akan menjadi peningfkatan professional kerja, Misalkan: tidak mungkin orang aynag ahli dibindanag komputasi diletakan pada bidang pekerjaan pemasaran. Mungkin orang tersebut namun tidaklah efektif pada sasaran pemasaran yang dituju. Harusnya orang yanag ahli dalam komputasi(bidang pekerjaan yang behubungan dalam memasukan data) bekerja pada bidang yang ia bisa.

2. Wewenang dan Tanggung Jawab

Tanggung jawab teramat penting dalam proses kerja telah dijalankan carilah (bidang Personalia, terkait prinsip ke-1) orang-oranag yanag mampu bertanggunjawab terhadap masing-masing tugas yang telah diberikan (pendelegasian wewenang).

3. Disiplin

Disiplin merupakan etika kerja, jadi untuk membentuk suatu perilalu disiplin dibutuhkan peraturan, peraturanynag sifatnya memaksa. Gunakan peraturan yang memecu produktifitas kerja. Mungkin dengan memebrikan sangsi dan hadiah (reward) akan lebih efektif dalam peningkatan kerja.

4. Kesatuan perintah (Unity of command)

Kesatuan perintah adalah dengan menetukan weweng dalam memberikan , Sentralisasi wewenag kepada siapa dan untuk siapa suatu pekerjaan dipertanggung kjawabkan maupun dikerjakan, dengan menggunakan prinsip ini , jadi tiap anggota dari sustu organisasi tidak saling memberikan perintah secara garis besar tiap prinsip yang dikemukakan Henry fayol adalah saling terkait.

5.Kesatuan pengarahan (Unity of direction)

Suatu organisasi ada suatu system yang berguna untuk mengarahkan suatu pekerjaan dengan adnya prinsip ini setipa pekerjaan akan dapat dicapai dengan baik.

6.Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri

Bisa dikatakan prinsip ini lebih mengutamakan loyalitas, jadi tiapa anggota dituntut untuk menutamakan kepentingan organisasi dibandingjan kepentingan sendiri, jangan jadikan kepentinga pribadi menjadi masalah untuk organisasi apalagi organisai tersebut terkait dengan kepentingan orang banyak, banyak contoh-contoh akibat mementingksn kepentingan sendiri dibandingkan kepentingan organisasi.

D. HAMBATAN-HAMBATAN KOMUNIKASI

1. Hambatan dari Proses Komunikasi
• Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.
• Hambatan dalam penyandian/simbol
• Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.
• Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.
• Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima
• Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.
• Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.

2. Hambatan Fisik

Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efe ktif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya.

3. Hambatan Semantik.

Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima.

4. Hambatan Psikologis

Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan.


5. Cara Mengatasi Hambatan Komunikasi
1. Membuat suatu pesan secara berhati-hati, tentukan maksud dan tujuan komunikasi serta komunikan yang akan dituju.
2. Meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi, komunikator harus berusahadapat membuat komunikan lebih mudah memusatkan perhatian pada pesan yang disampaikan sehingga penyampaian pesan dapat berlangsung tanpa gangguan yang berarti.
3. Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan, Cara dan waktu penyampaian dalam komunikasi harus direncanakan dengan baik agar mengahasilkan umpan balik dari komunikan sesuai harapan.

E. KLASIFIKASI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Sebelum membahas pengertian komunikasi organisasi sebaiknya kita uraikan terminologi yang melekat pada konteks komunikasi organisasi, yaitu komunikasi dan organisasi. Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya. Kendala utama dalam berkomunikasi adalah seringkali kita mempunyai makna yang berbeda terhadap lambang yang sama.
Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan bawahan/karyawan. Di antara kedua belah pihak harus ada two-way-communications atau komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan adanya kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Kerja sama tersebut terdiri dari berbagai maksud yang meliputi hubungan sosial/kebudayaan. Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu keinginan masing-masing individu, untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan dapat memberikan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan.
Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan, maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut. Berdasarkan sifat komunikasi dan jumlah komunikasi menurut Onong Uchyana Effendi, dalam bukunya “Dimensi-Dimensi Komunikasi” hal. 50, komunikasi dapat digolongkan ke dalam tiga kategori:
1. Komunikasi antar pribadi
Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama.
2. Komunikasi kelompok
Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam usaha menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak seperti komunikasi antar pribadi.
3. Komunikasi massa
Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa yang meliputi cetak dan elektronik.
Dalam melakukan komunikasi organisasi, Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss dalam Human Communication menguraikan adanya 3 (tiga) model dalam komunikasi:
1. Model komunikasi linier (one-way communication), dalam model ini komunikator memberikan suatu stimuli dan komunikan melakukan respon yang diharapkan tanpa mengadakan seleksi dan interpretasi. Komunikasinya bersifat monolog.
2. Model komunikasi interaksional. Sebagai kelanjutan dari model yang pertama, pada tahap ini sudah terjadi feedback atau umpan balik. Komunikasi yang berlangsung bersifat dua arah dan ada dialog, di mana setiap partisipan memiliki peran ganda, dalam arti pada satu saat bertindak sebagai komunikator, pada saat yang lain bertindak sebagai komunikan.
3. Model komunikasi transaksional. Dalam model ini komunikasi hanya dapat dipahami dalam konteks hubungan (relationship) antara dua orang atau lebih. Pandangan ini menekankan bahwa semua perilaku adalah komunikatif. Tidak ada satupun yang tidak dapat dikomunikasikan.